Wiesz jak odczytywać niezapisane dokumenty w Wordzie?

Edytor tekstu to nie tylko program w którym przygotowuje się dokumenty mające służyć upublicznieniu. Czasami spisuje się w nim myśli, tworzy projekty maili, czy innych dokumentów, które - z różnych względów - nie mają podlegać archiwizowaniu poprzez zapisanie na dysku (np. donosy na szefa lub listy do koleżanek naszej żony ;)

Panuje przekonanie, że zamykając taki dokument i wybierając opcję "Nie zapisuj" odsyłacie go w przestrzeń wiecznego nieistnienia.

Ale czy tak jest na pewno?

No właśnie nie do końca...

Opcja, która w założeniu twórców ma służyć ratowaniu z opresji - i zapewne w 90% do tego jest wykorzystywana - może być wykorzystana do podglądania dokumentów, których ktoś inny nie chciał zapisać.

Ano właśnie...

Pewnie słyszeliście o funkcji odzyskiwania dokumentów w Wordzie. Ale czy wiecie jak ona działa?

Ale o czym mowa?

Jak już wspomniałem wyżej, Word dysponuje funkcją, która może uratować skórę, gdy w roztargnieniu zapomnimy o zapisaniu dokumentu, zabraknie prądu, czy też pies pogryzie komputer ... o.O

Ja mam wykupioną subskrypcję Office 365, więc prezentowane niższej screeny będą pochodzić z najnowszej wersji Worda. Aczkolwiek, co do zasady, wspominana funkcja jest także w starszych Wordach.

Tak więc, abyśmy wiedzieli o czym mówimy, warto zajrzeć do menu Plik→Otwórz i skorzystać z opcji Odzyskaj niezapisane dokumenty.

Opcja służąca odzyskiwaniu niezapisanych dokumentów

Wyświetli się Wam okno dialogowe odwołujące się do folderu C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles w którym powinny znajdować się niezapisane pliki. Noszą one rozszerzenie .asd, zaś ich nazwa zaczyna się od pierwszych słów tekstu, który był w dokumencie.

Niezapisany dokument w Wordzie

Wystarczy go otworzyć i zobaczycie dokument, który był edytowany i nie został zapisany.

Teraz wiecie już gdzie szukać możecie znaleźć różnego rodzaju tajemnice ;)

Warto wiedzieć, że Word przechowuje takie dokumenty przez cztery dni, po czym są one usuwane, a jeżeli Worda włączacie rzadko, to mogą się one tam znajdować aż do czasu następnego jego uruchomienia.

No i co teraz?

Skoro jesteście już świadomi, że nawet niezapisany dokument można odczytać, to jak się przed tym zabezpieczyć? Czy każdorazowo należy opróżniać w/w folder?

Można do tego podejść tak jak wspomniałem lub poprzez opcję dostępną z poziomu samego Worda. Znajdziecie ją w menu Plik→ Informacje → kafelek Zarządzaj dokumentem.

Tam, poza przejściem do niezapisanych dokumentów umieszczona została także opcja Usuń wszystkie niezapisane dokumenty.

Opcje zarządzania niezapisanymi dokumentami w Wordzie 2016

Z poziomu tej opcji możecie usunąć niezapisane dokumenty lub przejść do folderu gdzie są one zapisywane i zrobić to ręcznie.

Pytanie dodatkowe : czy zatem można podglądać dokumenty wszystkich pracowników w firmie / uczelni itd?

Nie do końca. Spostrzegawcze osoby zauważyły pewnie, że ścieżka w której pliki są zapisywane znajduje się w profilu użytkownika w kontekście którego Word jest uruchamiany, tak więc jeżeli na komputach są konta chronione hasłami, to nikt poza konkretnym użytkownikiem oraz osobami o uprawnieniach administratorskich (pamiętajcie, że admin jest jak kapitan na statku - drugi po Bogu;) nie powinien mieć do nich dostępu.

Uważajcie jednak na komputery ogólnodostępne, gdzie nie macie swojego konta chronionego hasłem, a korzystacie z konta współdzielonego.
Tam każda inna osoba, która po Was skorzysta z takiego konta będzie mogła  dostać się do niezapisanych przez Was dokumentów.

Podsumowanie

Dzisiaj było krótko, bo i temat nie jest rozległy. Ale myślę, że warto wiedzieć o tym w jaki sposób Word (i pewnie inne edytory także) traktuje niezapisane dokumenty.

Pozwoli Wam to uniknąć wpadki gdy będziecie chcieli napisać donos na swojego przełożonego, albo dokonać innego - równie nikczemnego - czynu ;)

A tak poważnie, to powyższa informacja powinna być elementem szkoleniowym we wszelkich miejscach gdzie przetwarzane są dane wrażliwe jak dane osobowe, tajemnice lekarskie, finansowe itd. Nie ma czegoś takiego jak "Spokojna głowa, przecież nie zapisałem dokumentu".
Nie ma spokojnej głowy.

A przy okazji. Używacie pirackiego Worda? ;)
Zastanówcie się czy warto tak ryzykować... Aktualne ceny jednostanowiskowego Office'a 365 Personal z licencją elektroniczną kształtują się w granicach 150zł.
Zaś za niecałe 300zł możecie stać się posiadaczami wersji "dla użytkowników domowych", która umożliwia instalację aż na 5 stanowiskach.
Aktualne ceny możecie sprawdzić możecie sprawdzić poprzez poniższy linki Ceneo. Przy okazji wchodząc przez nie do jakiegoś sklepu, wesprzecie mnie delikatnie :)

Ceny wymienionego w tekście oprogramowania wg Ceneo

Microsoft Office 365 Personal ESD	Sprawdź
Microsoft Office 365 dla użytkowników domowych ESD	Sprawdź