Co to jest Dropbox (albo Google Drive, OneDrive, Bitcasa)

Pewnie większość osób mających styczność z komputerami, czy to zawodowo, czy nie, słyszała o "chmurze". Takie pojęcie w informatyce oznacza przede wszystkim decentralizację zasobów, a bardziej po ludzku, że nasze dane przechowywane są "gdzieś tam" w Internecie. Brzmi nieciekawie? Wręcz przeciwnie. Jest to jedna z lepszych rzeczy z jaką spotkałem się ostatnimi czasy.
Przedstawię teraz dlaczego jest to taką superfajną sprawą.

Co robimy jeżeli musimy:

1. przenieść dokumenty z jednego komputera  na drugi (lub ze smartfona na komputer)?
2. wysłać komuś dużą ilość danych (np. zdjęcia, film)?
3. posiadać dostęp do elektronicznej wersji swojego dokumentu z dowolnego miejsca?
4. wyedytować swój dokument i zapisać go z powrotem, tak aby zmiany zostały uwzględnione na wszystkich komputerach?
5. pracować z innymi osobami nad jednym dokumentem lub grupą dokumentów?

No co za głupie pytania - powiecie. Od tego mamy maila i pendrajwy (a co bardziej ogarnięci LAN-y, VPN-y, FTP-y itd.). Pewnie że tak, ale można to zrobić lepiej, łatwiej i przyjemniej ;) Dalej zrobię mały wstęp i opiszę jak wyżej wypunktowane pytania można rozwiązać przy pomocy Dropboxa. W Google Drive, OneDrive i Bitcasa zasada jest podobna, a różnią się one detalami, nie mającymi znaczenia dla ogólnej zasady działania usług.

Dropbox jest usługą, która działa na zasadzie klient - serwer. Klientem jest nasz komputer, a serwerem - jakiś tam serwer w Internecie. Odbywa się to tak, że to co wrzucimy do folderu "Dropbox" w swoim komputerze, jest automagicznie (bez naszego udziału) wysyłane do serwera i dostępne dla nas z innego komputera na którym jest zainstalowany Dropbox. Ale co jeżeli np. jesteśmy na uczelni lub w miejscu gdzie nie mamy zainstalowanej aplikacji klienckiej? Nic się nie dzieje. Wchodzimy na stronkę www.dropbox.com, logujemy się i już mamy dostęp do wszystkich plików, które umieściliśmy na swoim komputerze w folderze Dropbox.

Schemat działania usługi Dropbox

Teraz, jak zapowiedziałem wcześniej, przedstawię rozwiązania wcześniej podanych pytań.

Ad. 1. Chcemy przenieść dokumenty z jednego komputera na drugi (np. ze służbowego na prywatny)

• W tym celu, na komputerze np. służbowym, wchodzimy do folderu Dropbox, który umieszczony jest na pulpicie.

Skrót do folderu Dropbox na pulpicie

• Umieszczamy w nim dokumenty, do których chcemy mieć dostęp w domu.
• Będąc w domu, wchodzimy do folderu Dropbox i cieszymy się plikami z komputera służbowego, które się tam pojawiły ;) 

Jeżeli chodzi o przenoszenie danych ze smartfona na komputer przy użyciu Dropboxa, to różnica polega na tym, że na "komórce" musimy zainstalować aplikację Dropbox ze sklepu Play (w przypadku stmartfonów z Androidem).

Aplikacja Dropbox na smartfonie z systemem Android

Od tego momentu na naszym telefonie widzimy ten sam układ folderów, jaki posiadamy na komputerze w folderze Dropbox.

Ad. 2. Teraz rozważmy sytuację, kiedy chcemy przesłać komuś dużo plików, lub np. jeden duży plik (film, program itd.)

• Kopiujemy folder z plikami, które chcemy udostępnić do folderu Dropbox (skrót na Pulpicie),
• Klikamy na folderze, który skopiowaliśmy, prawym klawiszem i wybieramy opcję "Udostępnij łączę do Dropbox". Teraz łącze do folderu ze zdjęciami znajduje się w schowku.
  
  

  

  Opcja "Udostępnij łącze do Dropbox"

  
  

  

  Komunikat wyświetlany po Udostępnieniu łącza do Dropbox

• Osobie, której chcemy przesłać zdjęcia przesyłamy maila w treści którego wklejamy łącze, będące w schowku (poprzez "Edycja" -> "Wklej", lub naciskając kombinację klawiszy Ctrl + V)
  
  

  

  Wiadomość e-mail z wklejonym łączem do udostępnionego folderu ze zdjęciami
• Teraz naszemu bardziej lub mniej znajomemu, który otrzyma wiadomość e-mail i kliknie na przesłane mu łącze, wyświetli się strona w przeglądarce z zawartością folderu, który mu udostępniliśmy (czyli np. ze zdjęciami). Może on je teraz przeglądać, pobierać pojedynczo lub w całości
  
  

  

  Strona WWW z udostępnionymi przez nas zdjęciami. Dane wrażliwe zostały zamazane :)

Ad. 3. Sytuacja w której chcemy mieć dostęp do naszych dokumentów z dowolnego miejsca (np. komputera bez zainstalowanego klienta Dropboxa)

• Dokumenty do których chcemy mieć dostęp z Internetu kopiujemy do folderu Dropbox (jak to zrobić wyjaśnione zostało we wcześniejszych przykładach) i to w zasadzie tyle,
• Będąc gdzieś daleko, na drugim końcu świata, wchodzimy na stronę www.dropbox.com i logujemy się na niej. W tym momencie wyświetlają się nam nasze pliki, które zostały umieszczone przez nas w folderze Dropbox naszego komputera.
   

  

  Strona WWW z plikami, które przekopiowaliśmy do folderu Dropbox na naszym komputerze

Ad. 4. Zmieniamy zawartość dokumentu i chcemy, aby zmiany były uwzględnione na wszystkich komputerach na których pracujemy

Tym razem sytuacja jest banalnie prosta i w gruncie rzeczy ogranicza się do skorzystania z wcześniej przedstawionych możliwości. Czyli najpierw musimy zadbać o to, aby pliki znalazły się w folderze Dropboxa (zapisujemy je tam, lub kopiujemy). Dalej możemy normalnie pracować na tym pliku, tj. otwierać, zmieniać jego zawartość itd. Po zakończeniu operacji z plikiem zapisujemy zmiany i zamykamy go. I to tyle. Dropbox teraz automatycznie zsynchronizuje wszystkie komputery, tak aby posiadały najnowszą wersję naszego pliku. Siadając do innego komputera i wchodząc do folderu Dropbox (lub korzystając ze strony www.dropbox.com) mamy zawsze dostęp do najnowszej wersji.

Ad. 5. Praca grupowa na wspólnych dokumentach

Tym razem Dropbox nie służy tylko do udostępniania plików innym ludziom, lub nam ze zdalnych lokalizacji. Możemy utworzyć folder współdzielony do którego zaprosimy użytkowników. Razem z nimi będziemy mieli prawo zapisu i odczytu plików do tej lokalizacji. Może to być wykorzystane do pracy nad jednym projektem przez studentów, czy np. w zastosowaniach służbowych. Osobom prywatnym taka funkcja również może się bardzo przydać. Dzięki niej stworzymy wspólne miejsce sieciowe dla siebie i wyznaczonych przez nas osób (przyjaciół, partnerów). Co my wrzucimy do folderu, zaproszone przez nas osoby także otrzymają. Co one do niego wrzucą, otrzymamy również my. 

Zasada działania folderu udostępnionego

Powyższe zdjęcie różni się od tego z początku artykułu kierunkami strzałek. Tym razem strzałki skierowane są w obu kierunkach, czyli każdy może otrzymywać i dodawać pliki do wspólnego folderu.
To rozwiązanie posiada jednak jedną ogromną wadę. Dropbox nie obsługuje blokady otwartych plików. Co to znaczy. Normalnie jeżeli otworzymy plik u siebie na komputerze i spróbujemy go potem jeszcze raz otworzyć w innym programie otrzymamy komunikat taki jak poniższy, lub podobny.

Próba kolejnego otworzenia pliku otworzonego w innym programie

Jeżeli natomiast otworzymy plik z udostępnionego folderu Dropbox na naszym komputerze, osoba z którą współdzielimy folder, również będzie mogła go otworzyć. W tym momencie dwie osoby będą miały otworzony ten sam plik w różnych lokalizacjach, bez świadomości, że ta druga osoba też na nim pracuje. Problem pojawi się wtedy kiedy zechcemy zapisać naszą wersję pliku, a "zdalna" osoba zapisze swój plik 5 minut później. Wtedy ostatecznie zapisana zostanie jej wersja. Nasza zostanie utracona.
Jest to DUŻY MINUS tego rozwiązania (na usprawiedliwienie można napisać, że Google Drive też tego nie obsługuje). Jeżeli więc chcemy pracować na folderze współdzielonym, a w nim na jednym pliku, to albo dzwońmy do siebie informując, iż na nim pracujemy, albo ustalmy, że my możemy na nim pracować od np. od godziny 20.00 do 24.00, a osoba "zdalna" od godziny 24.00 do 04.00 ;)

Powyżej przedstawiłem pięć typowych scenariuszy wykorzystania usługi Dropbox (lub Google Drive, albo OneDrive). Oczywiście nie jest to koniec możliwości tej usługi. Oferuje ona również wersjonowanie plików, tj. przechowuje wszystkie wersje pliku z ostatnich 30 dni. Na przykład jeżeli mamy potrzebę użycia wersji pliku sprzed 3 dni (bo np. od tego czasu zaczęliśmy pisać wierutne bzdury) to możemy spokojnie sięgnąć po taką właśnie wersję.

Zastanawiać może dlaczego właśnie opisałem Dropboxa, a nie np. konkurencyjnego Google Drive. Pytanie tym bardziej słuszne, że Dropbox domyślnie oferuje 2GB miejsca (chyba, że skorzysta się z podanego niżej linka do zakładania konta - wtedy pojemność konta wynosi 2,5GB), podczas gdy Google Drive aż 15GB. Przez kilka tygodni testowałem obydwie usługi i używając produktu Google'a kilka razy moje pliki wylądowały w koszu tej usługi. Nie wiem dlaczego tak się działo, w każdym razie było tak kilka razy. Takie rzeczy nie zdarzyły się natomiast przy używaniu Dropboxa i dlatego przy nim pozostałem.
Jeżeli ktoś uważa, że 2 GB, lub 2,5GB to dla niego za mało (jak na przykład ja:) ) to może zwiększyć tę ilość do około 18GB za darmo. Wystarczy np. polecić usługę swoim znajomym, a za każdego z nich dostaniemy 500MB miejsca więcej - co niniejszym czynię w dalszej części tego posta ;)

A więc, jeżeli powyższy tutorial Ci się przydał i chcesz wypróbować Dropboxa (i otrzymać, jak również podarować mi 500MB gratis) to proszę skorzystaj z poniższego linku do założenia konta:

Zakładanie konta Dropbox z 2,5GB kontem

Dodam tylko, że konto z usługi można w każdej chwili usunąć i wystarczy do tego 2 lub 3 kliknięcia myszą. Wystarczy wejść w ustawienia konta i wybrać "Usuń moje konto". Nie jest to żaden problem. 

Opcja usunięcia konta Dropbox

Końcowo wyjaśnię, iż powyższy tekst nie jest sponsorowany (a chciałbym:)) i jeżeli Ci się przydał to możesz mi podziękować:

• Zakładając konto Dropbox,
• Wysłać mi kwotę pieniężną z przedziału od jednego miliona złotych do dwóch milionów złotych ;)

Preferuję ostatnią metodę, ale zadowolę się także pierwszą ;)

Z góry dziękuję:)